SIM_ba : Un progiciel pour la comptabilité des Ctd

Il est gracieusement offert aux collectivités territoriales décentralisées par l’association internationale des maires francophones (Aimf).

L’évolution du contexte juridique et économique des dernières années rend absolument nécessaire la mise à disposition d’outils comptables et de gestion adaptés aux nouvelles responsabilités et obligations des maires des villes africaines La raréfaction des ressources conduit à opérer des choix entre les diverses dépenses possibles, pour n’en retenir que les plus adaptées au développement de la commune et aux besoins de la population. Dans ce contexte, l’Association internationale des maires francophones (Aimf) a estimé indispensable de disposer d’un outil comptable améliorant la lisibilité de la situation financière réelle des communes. C’est pourquoi, elle s’est engagée avec conviction dans la mise à disposition d’outils de gestion informatisée pour les collectivités territoriales décentralisées (Ctd). L ’informatique est une composante essentielle de la modernisation des administrations financières des collectivités locales. Elle doit à cet égard, poursuivre un double objectif : améliorer le service rendu au public et accroître l’efficacité de l’administration.

Depuis de nombreuses années, l’AIMF, un organisme opérateur de l’Organisation internationale de la francophonie (Oif) pour la coopération décentralisée, apporte depuis 1992 son appui à la modernisation de la gestion budgétaire et comptable ainsi qu’à l’amélioration de la gestion des recettes communales, à travers son progiciel de gestion SIM_ba, développé pour accompagner les évolutions législatives et réglementaires, autant que les exigences organisationnelles des Ctd. La comptabilité des communes s’inscrit dans le contexte général de tout système d’information comptable : les comptes communaux doivent à la fois assurer l’information des tiers (l’Etat en particulier) et constituer un outil d’aide à la gestion. Toutefois, il existe, dans les collectivités gérant des fonds publics, une exigence supplémentaire que leur comptabilité doit intégrer : celle de permettre aux assemblées délibérantes (le conseil municipal) de suivre et de contrôler l’emploi des fonds dont elles ont préalablement autorisé le prélèvement et prévu la destination, lors du vote du budget annuel de la collectivité. Tel est l’objet de la comptabilité budgétaire qui consiste très schématiquement :

– à retracer tout au long de l’année, selon certaines normes, l’exécution du budget adopté en début d’exercice ;

– à fournir aux gestionnaires de la collectivité les informations nécessaires à d’éventuelles prises de décisions correctrices ;

– à s’assurer du bon emploi des fonds, tant en termes de régularité juridique que d’opportunité.

Les acteurs, au quotidien, de la comptabilité communale sont au nombre de trois, à savoir : le conseil municipal, le maire-ordonnateur et le comptable public. L’articulation de leur intervention est régie par les règlements en vigueur.

SIM_ba et l’organisation de la comptabilité du maire

La comptabilité du maire est une comptabilité budgétaire : sa vocation est de retracer l’exécution du budget, dans les mêmes formes que celles retenues par le vote du budget, et d’en dégager les résultats en permanence. La comptabilité des dépenses engagées et la comptabilité des émissions de titres de recettes et de mandats permettent de répondre à cette vocation. Cette double comptabilisation permet de déterminer : les crédits ouverts en dépenses et les prévisions de recettes ; les crédits disponibles pour engagement et pour mandatement ; les dépenses et les recettes réalisées.

Le logiciel de comptabilité administrative de l’Aimf est fondé notamment sur la comptabilité des engagements qui permet de garantir à chaque instant l’intégrité des crédits disponibles.

Le progiciel de gestion des collectivités territoriales SIM_ba fait toujours précéder l’engagement comptable (vérification de la disponibilité des crédits puis inscription de la dépense) avant l’engagement juridique (commande de la dépense par l’ordonnateur). Le support de l’engagement juridique est une fiche d’engagement et/ou un bon de commande édité par le logiciel. Ce document “automatique” permet à l’ordonnateur de signer, en confiance, l’engagement juridique, car le logiciel a vérifié, préalablement à son établissement, la disponibilité des crédits.

SIM_ba et la comptabilité du receveur municipal

La comptabilité du receveur vise à distinguer ce qui ressort du suivi budgétaire de ce qui ressort de la comptabilité générale. Elle comporte deux volets séparés bien que complémentaires. La comptabilité du receveur comprend plusieurs types d’états qui permettent tous d’assurer le rendu de l’exécution du budget communal en matière de recettes et de dépenses, autant qu’ils rendent compte du niveau d’exécution des crédits alloués. Ils permettent au receveur de suivre, au jour le jour, la consommation des crédits et l’exécution du budget au niveau le plus fin. Il dispose ainsi des mêmes informations que celles qui apparaissent dans la comptabilité administrative du maire et peut donc s’ajuster en permanence avec lui.

Toutefois, la comptabilité du receveur va bien au delà du suivi de l’exécution budgétaire, en présentant la situation patrimoniale de la commune. SIM_ba permet de manière intégrée d’opérer avec une dextérité impressionnante, par sa puissance de paramétrage, le passage de la comptabilité budgétaire à la comptabilité générale sans ressaisie, garantissant ainsi une grande traçabilité des opérations qui fondent la comptabilité du maire et celle du receveur municipal.

SIM_ba assure l’indispensable coordination entre le maire et le receveur municipal

Tout au long de l’année, le budget est exécuté par le maire et le receveur municipal, tenant chacun sa comptabilité spécifique. En fin d’exercice, tous deux arrêtent leur compte pour les présenter au conseil municipal. Le Maire présente le compte administratif, document de synthèse de l’exécution du budget avec les restes à réaliser. Le compte administratif dégage les résultats d’exécution de l’exercice en fonctionnement comme en investissement. Le compte de gestion établi par le receveur poursuit un double objectif : d’une part, décrire l’exécution du budget, d’autre part, présenter l’évolution de la situation financière et patrimoniale de la commune. L ’exécution du budget étant répartie entre deux acteurs, le maire et le receveur municipal, intervenant de manière complémentaire, l’organisation financière de la commune nécessite de nombreux échanges d’informations.

La mise à disposition du progiciel SIM_ba permet au maire de disposer directement sur son système informatique de l’ensemble des informations budgétaires et comptables figurant dans les fichiers du receveur : date de prise en charge des mandats et des titres, date de payement et de recouvrement, recettes ou dépenses encaissées ou payées avant émission de titres ou de mandats, restes à payer ou à recouvrer, etc. Le maire peut ensuite traiter ces données en fonction de ses besoins de gestion interne pour améliorer la qualité et les délais des services et des prestations rendus aux populations.